小數位數與四捨五入相關函數總集合

在數值部分,小數位數保留幾位也是常要設定的;而針對公式中的運算結果,我們也可以利用函數來保留小數位數,本篇教學將一次性的總整理設定與函數的兩個部分。

  • 選取儲存格
  • 按一下 按鈕圖像 (增加小數位數) 或 按鈕圖像 (減少小數位數) 。

  • 功能表:
    格式 / 儲存格 / _| 數值 |_
  • 在 "類別 " 清單內,點選 |貨幣|、|會計專用|、|百分比| 或 |科學記號|
  • 在右側 小數位數 方塊內輸入要顯示的小數位數
    image


ROUND 會將數字四捨五入到指定的小數位數。

語法

ROUND(number,Num_digits)

Number  為要四捨五入的數字。

Num_digits  為指定四捨五入數字要保留的數字位數。

備註

  • 如果 num_digits 大於 0 (零),則將數字四捨五入到指定的小數位數。
  • 如果 num_digits 等於 0,則將數字四捨五入到最接近的整數。
  • 如果 num_digits 小於 0,則將數字四捨五入到小數點左邊的指定位數。

範例

=ROUND(2.149, 2)  會將 2.149 四捨五入到一位小數位數 (2.15)
=ROUND(21.5, -1)  會將 21.5 四捨五入到小數點左邊一位 (20)


ROUNDUP 將數值做無條件進位。
ROUNDDOWN 將數值作無條件捨去。

語法

ROUNDUP(number,Num_digits)
ROUNDDOWN(number,Num_digits)

Number   是要無條件進位 / 捨去的任何實數。

Num_digits   是做無條件進位 / 捨去時所採用的位數。

註解

  • ROUNDUP 與 ROUND 類似,除了它一定無條件將數字進位。
  • ROUNDDOWN 和 ROUND 類似,除了它一定無條件將數字捨去。
  • 如果 num_digits 大於 0 (零),則無條件進位 / 捨去到小數點後面指定的位數。

  • 如果 num_digits 等於 0,數字將無條件進位 / 捨去到整數。

  • 如果 num_digits 小於 0,則無條件進位 / 捨去到小數點左邊指定的位數。

範例

=ROUNDUP(3.14159, 3)  將 3.14159 無條件進位至小數點後三位 (3.142)
=ROUNDUP(31415.92654, -2)  將 31415.92654 無條件進位至整數後兩位 (31500)

=ROUNDDOWN(76.9,0)  將 76.9 小數點後數字無條件捨去 (76)
=ROUNDDOWN(-3.14159, 1)  將 -3.14159  無條件捨去至小數點後一位  (-3.1)


INT 傳回指定小數位數無條件捨去之整數值。

語法

INT (number)

Number   想要無條件捨去成為一整數的實數。


TRUNC 將數字中的小數部份捨去而成為整數。

語法

TRUNC(number,Num_digits)

Number   為您所要處理的數字。

Num_digits   對數值執行捨去計算時所採用的精確位數。其預設值為 0。

註解

  • TRUNC 函數與 INT 函數是非常相似的,兩者都可以將實數轉換成整數。
    • TRUNC 函數將指定的位數部份全部移除,
    • INT函數則求出最接近但較小的整數。
  • INT 及 TRUNC 二個函數唯一的差別是在處理負數時
    • 例如, TRUNC(-4.3) 傳回 -4,
    • INT(-4.3) 則傳回 -5,因為 -5 是較小的整數。


以下兩個函數供參考

EVEN 傳回的數字,四捨五入至最接近的偶數整數。您可以使用這個函數來處理雙項目。例如,一個包裝箱可以接受一或二個項目列。項目數 (四捨五入至最接近的偶數) 符合箱子容量時,箱子即填滿。
語法
EVEN(number)
Number   為四捨五入的數值。
註解
如果 number 是非數字,EVEN 會傳回 #VALUE! 錯誤值。
無論數字符號為何,在調整脫離零時都會將數值進位。如果 number 是偶整數,則不進位。
範例
=EVEN(1.5)  將 1.5 四捨五入進位到最接近的偶整數 (2)
=EVEN(3)  將 3 四捨五入進位到最接近的偶整數 (4)
=EVEN(2)  將 2 四捨五入進位到最接近的偶整數 (2)
=EVEN(-1)  將 -1 四捨五入進位到最接近的偶整數 (-2)

ODD 傳回正數時比該數大的最小奇數,負數時比該數小的最大奇數。
語法
ODD(number)
Number   為四捨五入的數值。
註解
如果 number 為非數值,ODD 將傳回 #VALUE! 的錯誤值。
無論 number 的正負號將數值以背離於零的方式進位。如果 number 為奇整數,則不產生進位。

範例
=ODD(1.5)  將 1.5 四捨五入到最相近的奇數 (3)
=ODD(2)  將 2 四捨五入到最相近的奇數 (3)
=ODD(-1)  將 -1 四捨五入到最相近的奇數 (-1)
=ODD(-2)  將 -2 四捨五入到最相近的奇數 (-3)

RANK 排業績名次

RANK 傳回某數字在一串數字清單中的等級。數字的等級就是數字相對於清單中其他數值的大小 (如果您把這清單中的數字排序,則此數字的等級就是它所在的位置)。

語法

RANK(number,ref,order)

Number   是要知道等級的數字。

Ref   是一個數值陣列或數值參照位址,非數值將被忽略。

Order   是指定的順序。

  • 如果 order 為 0 (零) 或被省略,則 Microsoft Excel 把 ref 當成從大到小排序來評定 number 的等級。
  • 如果 order 不是 0,則 Microsoft Excel 把 ref 當成從小到大排序來評定 number 的等級。

註解

  • RANK 把相同的數字評為同一等級,可是其後數字的等級還是會受到影響。例如,在一個以遞增順序排序的整數串列中有二個 10,等級為 5,則 11 的等級將是 7 (而空出等級 6)。


範例:求『A2數值的數字在A2到A9的數值中排第幾名』

image

因為您是將A2的數值拿來跟A2到A9的這些數值比較,所以Number指的就是A2數值,ref 則是指A2到A9的數值,所以公式如下:

B2公式 =RANK(A2,$A$2:$A$9)

那為什麼要加 $ 符號呢?

  • 因為您需要使用自動填滿的功能將A2的公式從A3複製到A9
  • 根據相對參照的說明,因儲存格在填滿複製公式時,會將公式中的儲存格位址依填滿方向而改變
  • 而A2到A9這幾個業績數值的名次比較,不可能與其它範圍的業績來做比較,所以為防止在使用參照時改變了引數中的所有業績的儲存格範圍,所以必需將 $A$2:$A$9 加上 $

本例中因為有2個第5名,所以根據前面註解說明,將不會看到第6名。

MAX,MIN,LARGE,SMALL 最大/最小值,第幾大/第幾小值

MAX 傳回一組數值中的最大值。
MIN 傳回一組數值中的最小值。

語法

MAX(number1,number2,...)
MIN(number1,number2,...)

Number1, number2, ...   為一到三十個您想要找出最大 / 最小數值的數字。

註解

  • 您可以指定引數為數字、空白儲存格、邏輯值,或數字的文字表示法。引數為錯誤值或無法轉換成數字的文字將產生錯誤。
  • 如果引數是個陣列或參照,則只會使用該陣列中的數值資料或參照。陣列或參照中的空白儲存格、邏輯值或文字都會略過。
  • 如果引數不包含數值資料,則函數會傳回 0 (零)。


LARGE 傳回資料組中第 k 個最大的數值。
SMALL 傳回資料組中第 k 小的值。

您可以用這兩個函數來指定選取排在第幾位的值。例如,您可以使用 LARGE 傳回最高、第二高或第三高的分數;也可以使用 SMALL 傳回最低、第二低或第三低的分數。

語法

LARGE(array,k)
SMALL(array,k)

Array   是您要決定第 k 大值 / 第 k 小值的數值陣列或資料範圍。

K   是在陣列或資料的儲存格範圍中要傳回的位置 (由最大值 / 最小值算起)。例如傳回第二 K 值就輸入 2 或第三 K 值就輸入 3 。

註解

  • 如果 array 是空值,則傳回錯誤值 #NUM!。
  • 如果 k <= 0 或 k 大於資料點的個數,則傳回錯誤值 #NUM!。
  • 如果 n 是範圍中資料點的個數,則 LARGE(array,1) 傳回最大值,而 LARGE(array,n) 傳回最小值。
  • 如果 n 是 陣列中資料點的數目,則 SMALL(array,1) 等於最小值,而 SMALL(array,n) 等於最大值。

SUM & AVERAGE 加總&平均

SUM 傳回引數串列中所有數值的總和。

語法

SUM(number1,number2, ...)

Number1, number2, ...   是您想要計算總和的 1 到 30 個數值引數。

註解

  • 您直接鍵入引數清單中的引數可以是數值、邏輯值或以文字表示的數值。
  • 如果引數是陣列或儲存格參照,則只會計算其中的數值。陣列或儲存格參照中的空白儲存格、邏輯值、文字或錯誤值都會被忽略。
  • 如果是錯誤值或無法轉譯成數值的文字引數,則會產生錯誤。

image一般來說,通常我們會使用 按鈕圖像 (自動加總) 鈕來自動計算並得到我們需求儲存格的值,但有些情況下,自動加總鈕並無法正確判斷儲存格的範圍,所以使用時需要注意是否加總正確的儲存格範圍

自動加總鈕亦可以計算平均、計數、最大值、最小值或自訂其它函數


AVERAGE 傳回這些引數的平均值 (算術平均數)。

語法

AVERAGE(number1,number2,...)

Number1, Number2, ...   是 1 到 30 個數字引數,您需要這些引數的平均值。

註解

  • 引數必須是數字,或是含有數字的名稱、陣列或參照位址。
  • 如果陣列或參照引數包含文字、邏輯值或空白儲存格,則忽略這些數值;但包含零值儲存格。

公式中的參照方式與名稱

『參照』是為了識別工作表上的一個儲存格或一個儲存格範圍,使 Excel 公式知道工作表的那個位址或範圍可以找到公式要用的數值或資料。透過參照位址,您可以在一個公式中使用一個工作表之不同部份中所包含的資料,或在多個公式中使用同一個儲存格中的值。您可以參照至同一個活頁簿中其他工作表上的儲存格。

image

相對參照

公式內的相對儲存格位址,如上圖中的 C3:C10,是根據包含此公式的儲存格和此參照所指向的儲存格之相對位置。若包含此公式的儲存格之位置變更,此參照也會被變更。若沿著列或欄複製公式(使用自動填滿功能將公式填滿其它儲存格),參照會自動地調整。在預設的情況,新公式會使用相對參照。例如,若複製儲存格 B2 內的相對參照至儲存格 B3,它會從 =A1 自動調整 =A2。

絕對參照

公式內的絕對儲存格位址,如 $C$3:$C$10,永遠參照到一個特定的儲存格或範圍。若包含公式的儲存格之位置變更,絕對參照將保持不變。若將公式沿著列或欄複製(使用自動填滿功能將公式填滿其它儲存格),絕對參照並不會作調整。

在預設的情況,新公式使用相對參照,您無須將它切換至絕對參照。例如,若複製了儲存格 D2 內的絕對參照至儲存格 D3,兩個儲存格內的參照將會相同 =$C$3:$C$10。

混合參照

混合參照有一個絕對欄及相對列,或是有一個絕對列及相對欄。絕對欄參照的型式為 $A1、$B1 等等。絕對列參照的型式為 A$1、B$1 等等。若包含公式的儲存格位置改變,相對參照會改變,但是絕對參照並不會改變。若將公式沿著列或欄複製(使用自動填滿功能將公式填滿其它儲存格),相對參照將會自動調整,但絕對參照並不會作調整。

例如,若從儲存格 A2 (往下)複製一個混合參照至儲存格 A3,它會從 =C$3 調整為 =C$3 ;若從儲存格 A2 (往右)複製一個混合參照至儲存格 B2,它會從 =C$3 調整為 =D$3

用名稱來取代儲存格範圍

在EXCEL中,連續的儲存格位址稱為範圍,我們可以將範圍取一個名稱,當公式運算時,以名稱來代表某個連續的儲存格範圍。通常命名時以容易記憶的名稱為主,通常會以該欄或該列的標題名稱來命名。

做法上也很簡單,先選取您需要的範圍,接著在名稱方塊中輸入名稱即完成名稱的定義。

函數索引 - 函數類別與摘要

本摘要索引以函數類別第一個字的筆畫數遞增為主要分類,各類別再以函數英文字第一個字母A~Z順序排列,EXCEL的函數近三百個,本教學部落格僅以最常用與次常用或針對認證考題的函數為主,其餘若有需求再加入。

您可以點按函數名稱即可連結到該函數的教學頁面,若點按沒反應的話,表示這個函數教學還沒完工啦,請給我一點時間喔。

用 "(TQC)" 註明文字表示是TQC認證中會使用到的函數,有認證需求的人要加強這些函數的了解。

一、工程函數

不做說明,僅供有需求之人參考。
語法皆為:
工程函數名稱(數值或儲存格位址)

  1. BIN2DEC 將二進位數字轉換為十進位數字
  2. BIN2HEX 將二進位數字轉換為十六進位數
  3. BIN2OCT 將二進位數字轉換為八進位數
  4. DEC2BIN 將十進位數字轉換為二進位數字
  5. DEC2HEX 將十進位數字轉換為十六進位數
  6. DEC2OCT 將十進位數字轉換為八進位數
  7. HEX2BIN 將十六進位數轉換為二進位數字
  8. HEX2DEC 將十六進位數轉換為十進位數字
  9. HEX2OCT 將十六進位數轉換為八進位數字
  10. OCT2BIN 將八進位數轉換為二進位數字
  11. OCT2DEC 將八進位數轉換為十進位數字
  12. OCT2HEX 將八進位數轉換為十六進位數字

二、文字及資料函數

  1. CONCATENATE 將多個文字項目連接到一個文字項目中 (通常用 " & " 符號來代替)
  2. FIND 在其他文字值中搜尋文字值(大小寫視為相異)
  3. (原BIG5) JIS 將字串中的半形(單一位元組)英文字元或片假名變更為全形(雙位元組)字元。 (TQC)
  4. LEFT 傳回文字值中最左邊的字元 (TQC)
  5. LEFTB 傳回文字值中最左邊的字元 (雙位元)
  6. LEN 傳回文字字串中字元的個數 (TQC)
  7. MID 從文字字串中的指定位置開始傳回指定數目的字元 (TQC)
  8. MIDB 從文字字串中的指定位置開始傳回指定數目的字元 (雙位元)
  9. REPT 按指定次數重複文字 (TQC)
  10. RIGHT 傳回文字值中最右邊的字元
  11. RIGHTB 傳回文字值中最右邊的字元 (雙位元)
  12. TEXT 設定數字的格式並將之轉換為文字 (TQC)
  13. VALUE 將文字引數轉換為數字 (TQC)

三、日期與時間函數

  1. DATE 傳回指定時間的序列值
  2. DATEDIF 計算兩個日期之間的天數、月數或年數(TQC,不在EXCEL中,但此函數仍可使用)
  3. DATEVALUE 將文字格式的日期轉換為序列值
  4. DAY 將序列值轉換為月份中的日 (TQC)
  5. DAYS360 按每年 360 天計算兩個日期之間的天數
  6. EDATE 傳回在開始日期之前或之後指定月數的某個日期的序列值(TQC)
  7. HOUR 將序列值轉換為時
  8. MINUTE 將序列值轉換為分鐘
  9. MONTH 將序列值轉換為月 (TQC)
  10. NETWORKDAYS 傳回兩個日期之間的完整工作日數
  11. NOW 傳回現在日期和時間的序列值
  12. SECOND 將序列值轉換為秒
  13. TIME 傳回指定時間的序列值
  14. TIMEVALUE 將文字格式的時間轉換為序列值
  15. TODAY 傳回當天日期的序列值 (TQC)
  16. WEEKDAY 將序列值轉換為星期 (TQC)
  17. WORKDAY 傳回指定工作日數之前或之後某日期的序列值
  18. YEAR 將序列值轉換為年 (TQC)

四、財務函數

  1. PMT 傳回投資或貸款的每期付款額(TQC)
  2. PV 傳回投資的現值
  3. FV 傳回投資的未來值

五、統計函數

  1. AVERAGE 傳回引數的平均值 (TQC)
  2. COUNT 計算引數清單中數值的個數 (TQC)
  3. COUNTA 計算範圍中空儲存格的個數
  4. COUNTBLANK 計算範圍中空儲存格的個數
  5. COUNTIF 計算符合指定條件的區域中的非空儲存格數 (TQC)
  6. FREQUENCY 傳回作為向量陣列的頻率分配 (TQC)
  7. LARGE 傳回資料集中第 k 個最大值
  8. MAX 傳回引數清單中的最大值 (TQC)
  9. MIN 傳回引數清單的最小值 (TQC)
  10. RANK 傳回某數在數字清單中的排位 (TQC)
  11. SMALL 傳回資料集中的第 k 個最小值
  12. STDEVP 根據整個母體來計算標準差 (TQC)

六、資訊函數

  1. ISBLANK 如果值空白,則傳回 TRUE (TQC)
  2. ISERROR 如果值為任何錯誤值,則傳回 TRUE (TQC)
  3. ISNUMBER 如果數值為數字,則傳回 TRUE (TQC)
  4. ISTEXT 如果數值為文字,則傳回 TRUE (TQC)

七、資料庫函數

  1. 暫不考慮,待日後有需求或有空閒再加入 ........

八、數學與三角函數

  1. ABS 傳回數字的絕對值
  2. INT 傳回指定小數位數無條件捨去之整數值
  3. MOD 傳回兩數相除的餘數
  4. PRODUCT 將所有引數相乘
  5. QUOTIENT 傳回商數的整數部份 (分析工具箱)
  6. RAND 傳回 0 和 1 之間的亂數
  7. RANDBETWEEN 傳回指定數之間的亂數 (分析工具箱)
  8. ROUND 將數值四捨五入至指定位數 (TQC)
  9. ROUNDDOWN 無條件捨去 (TQC)
  10. ROUNDUP 無條件進位 (TQC)
  11. SUM 引數相加 (TQC)
  12. SUMIF 按指定準則加總符合的儲存格 (TQC)
  13. SUMPRODUCT 傳回陣列中所有對應元素乘積的總和 (TQC)
  14. TRUNC 將數字中的小數部份捨去而成為整數

九、尋找與參照函數

  1. ADDRESS 以文字格式傳回對工作表中單一儲存格的參照
  2. CHOOSE 從值的清單中選擇一個值
  3. COLUMN 傳回參照的欄號
  4. COLUMNS 傳回參照的欄數
  5. HLOOKUP 尋找陣列的第一列並傳回指定儲存格的值 (TQC)
  6. HYPERLINK 建立捷徑或跳轉以開啟儲存在網路伺服器、企業內部網路或網際網路上的文件 (TQC)
  7. INDEX 使用索引從參照或陣列中選擇一個值
  8. INDIRECT 傳回由文字值表示的參照 (TQC)
  9. LOOKUP 在向量或陣列中尋找值
  10. MATCH 在參照或陣列中尋找值 (TQC)
  11. OFFSET 從指定參照中傳回與某一已知參照的偏移量
  12. ROW 傳回參照的列號
  13. ROWS 傳回參照中的列數
  14. TRANSPOSE 傳回陣列的轉置(TQC,替代方法)
  15. VLOOKUP 尋找陣列的第一欄並移過列,然後傳回儲存格的值 (TQC)

十、邏輯函數

  1. AND 如果所有引數為 TRUE,則傳回 TRUE (TQC)
  2. IF 當邏輯條件成立傳回TRUE,不成立則傳回 FALSE (TQC)
  3. NOT 將引數之邏輯值予以反轉
  4. OR 如果任一個引數為 TRUE,則傳回 TRUE

公式中的符號與函數錯誤值說明

  1. 《 "123" 》

在某些情況下,您可能需要將某函數作為另一函數的引數使用。例如,下列的計算式為使用嵌套的 AVERAGE 函數,並將結果與 50 進行比較。

image

當巢狀函數當作引數使用時,它傳回的數字類型必須與引數使用的數字類型相同。否則,Microsoft Excel 將顯示 #VALUE! 錯誤值。公式中至多可以包含七個層級的巢狀函數。上圖中 AVERAGE 和 SUM 函數都是第 2 層函數,因為它們是 IF 函數的引數。

 公式錯誤產生的錯誤值說明

錯誤值:《 #####

  • 使用儲存格參照至空白儲存格或至包含有除數 0 的儲存格

錯誤值:《 #N/A

  • 遺漏的資料和 #N/A 或 NA() 已經輸入了
  • 對傳入HLOOKUP、LOOKUP、MATCH 或 VLOOKUP 工作表函數的引數 lookup_value 給定了一個不適當的值

錯誤值:《 #NAME?

  • 使用了分析工具箱增益集內的函數,而無將增益集載入
  • 使用了不存在的名稱或名稱拼字錯誤
  • 於公式中使用工作表標籤,而無此工作表標籤
  • 拼錯函數名稱
  • Microsoft Excel 將您想要用作文字使用的項目解釋為名稱使用
  • 範圍參照中省略了冒號 (:)
  • 指向另一個工作表的參照並未以單引號標記包圍起來

錯誤值:《 #NULL!

  • 使用了不正確的範圍運算子如範圍缺少冒號 (:)
  • 範圍並沒有相交

錯誤值:《 #NUM!

  • 在需要數值為引數的函數中,使用了無法接受的引數
  • 使用的是會反覆執行的工作表函數,像是:IRR 或 RATE,且函數無法收斂到某一個結果
  • 輸入的引數值導致公式所產生的數值太大或太小,而使 Microsoft Excel 無法表示

錯誤值:《 #REF!

  • 刪除了其他公式參照的儲存格,或將移動的儲存格貼在其他公式參照的儲存格上。
  • 連結至沒有在執行的程式
  • 連結至一個無法作用的動態資料交換 (DDE) 主題,例如「系統」。
  • 執行巨集時輸入的函數,傳回 #REF!。

錯誤值:《 #VALUE!

  • 於需要數值或邏輯值,例如 TRUE 或 FALSE 作為引數的函數中,輸入文字為引數。
  • 輸入或編輯一陣列公式,然後按下 ENTER 鍵
  • 輸入儲存格參照、公式或函數來作為陣列常數
  • 運算子或函數要求一個值,但您卻提供一個範圍。
  • 使用的矩陣不適用於某個矩陣工作表函數
  • 執行傳入函數的巨集,導致函數傳回錯誤值 #VALUE!

 

 

儲存格依條件自動設定格式

    1. 在視窗中選擇與輸入
      | 儲存格的值  ▼ |  | 小於 |  |  60  |
    1. 在視窗中選擇與輸入
      | 儲存格的值  ▼ |  | 大於或等於 |  |  100  |
  • 功能表:
    格式 / 設定格式化條件
  • 按【 刪除 】
  • 將您要刪除的條件勾選後,按【 確定 】
    image

應用:將今天日期標示用「金色填滿」標示出來,當每日日期變更時,會自動變更移動標示位置

image

  • 選取A1:A31
  • 功能表:
    格式 / 設定格式化條件 
  • 條件一
    • | 儲存格的值 |  | 等於 |  | =TODAY() |
    • 按【 格式 】
      • _| 圖樣 |_ :設定色彩為「金色」(粉紅色右側的色彩)
    • 按【 確定 】
  • 按【 確定 】

函數說明:
TODAY():顯示今天的日期,此函數無需引數,即使無需引數,左右括弧仍然是必要的,不可省略。

文字格式與表格格式設計

資料在儲存格中輸入後,需要針對文字的格式做一些變化,如標題字變大等。完成後,整個表格亦要美化一下(預設儲存格灰色格線並不會列印出來),至少要加上框線。另外,在表格格式上,也可以套用內建的專業表格樣式,減少您設計表格的時間。

儲存格格式

  • 功能表:
    格式 / 儲存格
  • _| 對齊方式 |_
    • 水平對齊方式:設定儲存格內文字水平方向和垂直方向的對齊
    • 方向:設定文字以橫向、直向或傾斜的方向來顯示
    • 文字控制:
      • 自動換列:文字長度超過儲存格寬度時會自動跳下一行顯示
      • 縮小字型以適合欄寬:將文字縮小以符合目前儲存格的寬度。(與自動換列二選一來設定)
      • 合併儲存格:將多個儲存格合併成單一儲存格

image

  • _| 字型 |_
  • _| 外框 |_
    • 先選擇 線條樣式 與 色彩
    • 點格式中要套用的 外框 或 內線(或直接點框線區要套用的線條按鈕)

image

  • _| 圖樣 |_
    • 色彩:任點一個想要填滿儲存格的色彩
      • 若按無色彩可取消填滿色彩
    • 圖樣:利用下拉式清單選圖樣的樣式與色彩
      • 下拉清單最左上角的 " 實心 " 可取消圖樣
    • 色彩與圖樣原則上是建議分開使用會比較好,當然要混用也可以的

image

自動格式設定

  • 先選取您要套用設計的資料範圍表格
  • 功能表:
    格式 / 自動格式設定
    • 點需求的格式樣式,如色彩3
    • 按下右側【選項】鈕,可以在下方的欲套用的格式中勾選或取消勾選要套用的項目

image

填滿控點與快速填滿清單

在資料與公式的輸入部份,如果每個儲存格都要做一次輸入資料或者公式的話,那麼將會浪費很多時間。所以 EXCEL 提供了「填滿」的公功能,這個填滿的功能使資料或公式在操作上節省了大部分的時間。

填滿控點符號右下角黑色四角形就是所謂的「填滿控點」

要填滿資料基本上只要將指標移到上圖所示的「填滿控點」處,然後按住左鍵不放往下或往右移動滑鼠即可看到填滿的效果。

填滿清單

image

  • A欄:輸入包含文字與數字的〔A001〕,在經過填滿之後,文字不變,但數字的部分會增加
  • B欄~C欄:輸入文字〔星期一與第一季〕,明明是文字,但是在填滿的時候就會填入不同的資料,然後再重復,那ㄟ安內??
  • D欄:同上面的做法,輸入文字〔業務部〕,在此卻無法達成,那ㄟ安內??
  • E欄F欄:咦,做不出效果丫,怎麼做到的?
    • E欄叫做等比數列
    • F欄叫做等差數列
    • 操作:編輯 / 填滿 / 數列
  • G欄:填滿時,會以"天"為最小單位增加
  • H欄:填滿時,會以"小時"為最小單位增加

自訂專屬的清單

在上圖中,B,C欄可以完成的清單,為何在D欄又不行呢,原因是因為在 EXCEL 中有個叫「自訂清單」的功能,因為此功能,才能完成B,C欄的填滿效果。

  • 功能表:
    工具 / 選項 / _| 自訂清單 |_
    image
      • 自訂清單:從此可以看到各樣的清單,包含上述B,C欄的清單,所以填滿時可以自動完成填滿效果
    • 在右側清單項目中如上圖所示依序輸入您需求的清單內容,按【確定】
    • 或者在匯入清單來源處選取您的清單範圍亦可快速建立清單

資料驗證與下拉清單的輸入

儲存格資料驗證

前面看過的註解功能是用來提供此儲存格額外的資訊說明;這裡要看的驗證則是用來提示操作者,此儲存格是否符合資料輸入的原則,若有不符合處則提出警告。

  • 功能表:
    資料 / 驗證
     image
    • 【全部清除】:用來清除所設定的驗證準則與提示或警告
  • _| 設定 |_ 資料驗證準則
    • 用來設定儲存格內可輸入的數值、日期、時間的範圍
    • 用來設定下拉式清單方塊(下面的主題)
    • 用來限制可輸入的字串長度
    • 自訂
  • _| 提示訊息 |_
    • 當選取該儲存格時用來提示使用者操作訊息
    • 與註解不同的是註解需要將滑鼠移到該儲存格才會顯示
  • _| 錯誤提醒 |_
    • 當儲存格資料不符合設定的驗證準則時提示使用者警告訊息
      • 停止:需輸入符合驗證準則的值才可繼續
      • 警告:當值不符合驗證準則時提出警告,但仍可輸入值
      • 資訊:當值不符合驗證準則時提出警告,但仍可輸入值
  • _| 輸入法模式 |_

建立下拉清單來快速輸入資料

image (以此範例圖說明)

  1. 請在同一張工作表中的任一位置先輸入所需的清單內容image
  2. 功能表:
    資料 / 驗證
  3. _| 設定 |_ (依下圖設定)
      image
  4. _| 提示訊息 |_ (文字部分依您的需求輸入)
    • 標題:輸入方式
    • 提示訊息:請用下拉式清單來進行輸入
  5. _| 錯誤提醒 |_ (文字部分依您的需求輸入)
    • 樣式:停止
    • 標題:輸入方式
    • 提示訊息:請用下拉式清單來進行輸入

若您的清單資料如本範例並不多項的話,您可以將 2. 步驟以下圖的方式來完成。
image

思考題:
若清單的位置在另一張工作表時,是否也能做出此下拉清單的效果?如果不行的話,該如何做才能達到此效果?

[自訂]儲存格數值的格式代碼

建立自訂的格式

  • 先選取您需要改變格式的儲存格
  • 功能表:
    格式 / 儲存格(或直接按右鍵,點 |儲存格格式|
  • _| 數值 |_
    先點左邊類別(C)區的類別中的 " 自訂 "
    再從右邊的類型(T)區中選擇您希望顯示出來的格式

格式代碼

  • 格式代碼用來敘述您想要數值、日期或時間,貨幣、百分比或科學記號文字文字間距的顯示方式。
  • 格式代碼分成四個區段,如下圖中所示
    自訂格式的四個區段
  • 此格式代碼以分號分隔,定義格式的順序依序為正數、負數、零值和文字
    • 如果您僅指定兩個區段,則第一個區段為正數和零,第二個區段為負數。
    • 如果您指定一個區段,則它是供所有數值所使用。假使您忽略一個區段,則包含該區段的結束分號。

代碼類型與範例

  • 顯示文字和數字
    • " " 雙引號內的文字和數字和輸入儲存格內的數字會一起顯示,亦可在單一字元之前加入 \ 倒斜線。
    • 例如格式 $0.00" 過剩";$-0.00" 短缺" ,當數量為正數則顯示 "$125.74 過剩" ;當數量為負數則顯示 "$-125.74 短缺" 
    • 下列的字元不需要使用引號來將其顯示 : $ - + / ( ) : ! ^& ' (左引號) ' (右引號) ~ { } = < > 和空白字元。
  • 包含文字項目區段
    • 文字格式區段必須是數字格式中的最後一個區段
    • 文字區段中加入 @。如果文字區段中省略了 @ 字元,您輸入的文字將無法顯示出來。
    • 如果還希望顯示特定的文字字元,請將額外的文字放在雙引號 " " 內;例如格式 "gross receipts for "@ 。若格式中並沒有包含文字區段,所輸入的文字就不會被格式影響。
  • 新增空間
    • 若要在數字格式中建立某個字元寬度的空間,請加入一個底線 _,後面再跟著該字元。
    • 例如格式 _) ,正數將可和由括號括起來的負數準確對齊。
  • 重複的字元
    • 使用星號 *,可使星號之後的字元填滿整個欄寬。
    • 例如格式 0*- 可在數字後面補足連字號以填滿整個儲存格。
  • 小數點位數和有效位數
    • # 只顯示有效位數,且它並不會顯示無效的零值。
    • 如果數字的位數比格式中的零值少,0 將會顯示無效的零值。
    • ? 可在小數點的任一邊替無效的零加入空間,以便當格式設定為固定寬字型 (例如 Courier New) 時對齊小數點。您也可以在具有不同數字個數的小數上使用。
    • / 用在於分數的表示,且會以此斜線做對齊。
      • 如果數字中小數點右邊的位數比格式內的位置個數多,該數字的小數位數會四捨五入成位置的個數。
      • 如果數字中小數點左邊的位數比格式內的位置個數多,多出來的數字仍會顯示出來。
      • 如果格式的小數點左邊只包含數字符號 #,小於 1 的數字會從小數點開始而不顯示整數部份,所以整數部份建議以 0 來表示,如下表中★★部份。

若 要 顯 示

代 碼

1234.59 顯示成 1234.6 ####.#
0.631 顯示成 0.6 #.000
★★  8.9 顯示成 8.900 0.#
12 顯示成 12.0 以及 1234.568 顯示成 1234.57 #.0#
44.398、102.65 和 2.8 具有對齊的小數點 ???.???
5.25 成 5 1/4 以及 5.3 成 5 3/10 # ???/???
  • 千分位分隔符號
    • , 逗點為千分位的分隔符號,或以 1000 的倍數來表示數字。

若 要 顯 示

代 碼

12000 顯示成 12,000 #,###
12000 顯示成 12 #,
12200000 顯示成 12.2 0.0,,
  • 格式色彩
    • 若要替格式中某個區段設定色彩,請在該區段內將八種色彩中其中一種的名稱鍵入方括號內。色彩代碼必須是該區段的第一個項目。
    • 可用的色碼:[黑] [藍] [深藍] [綠] [紫紅] [紅] [白] [黃]
  • 格式條件
    • 若要設定一個只在數字符合指定條件時才套用的數字格式,請將條件括在方括號內;條件包含了比較運算子和一個數值。如[Red][<=100];[Blue][>100] 
      • 比較運算子:用於比較準則中以比較兩個值的符號。運算子包括= 等於、> 大於、< 小於、>= 大於或等於、<= 小於或等於,以及 <> 不等於
  • 百分比
    • % 可將數字顯示成百分比,會將數值乘100倍再加上百分比。
    • 例如,.08 會顯示成 8%;2.8 會顯示成 280%。
  • 日期、月份和年份
    • 如果您將 "m" 放在 "h" 或 "hh" 格式代碼的後面或放在 "ss" 代碼的前面,Microsoft Excel 會顯示分鐘,而非月份。如果您將 "m" 放在 "h" 或 "hh" 代碼的後面或放在 "ss" 或 "s" 代碼的前面,Microsoft Graph 會顯示分鐘,而非月份。

若 要 顯 示

代 碼

月份1-12    /    月份01-12 
月份Jan - Dec    /    月份January - December
月份設定成該月的第一個字母
m  /  mm 
mmm  /  mmmm
mmmmm
日期1-31    /    日期01-31
日期Sun - Sat    /    日期Sunday - Saturday
d  /  dd
ddd  /  dddd
年份00-99    /    1900-9999 yy  /  yyyy
小時0-23    /    小時00-23 H /  hh
分鐘0-59    /    分鐘00-59 m  /  mm
秒數0-59    /    秒數00-59 s /  ss
小時 4 AM
時間 4:36 PM
時間 4:36:03 P
h AM/PM
h:mm AM/PM
h:mm:ss A/P
以小時表示經過時間;如25.02
以分鐘表示經過時間;如63:46
以秒數表示經過時間
[h]:mm
[mm]:ss
[ss]
秒數包含小數 h:mm:ss.00
  • AM 和 PM
    • 若格式內包含 AM 或 PM,小時將採用 12 小時制時鐘,這裡的 "AM" 或 "A" 代表午夜到中午的時間,而 "PM" 或 "P" 代表中午到午夜的時間。否則小時將採用 24 小時制的時鐘。"m" 或 "mm" 格式必須顯示在 "h" 或 "hh" 代碼的正後面或 "ss" 代碼的正前面,否則 Microsoft Excel 會顯示月份,而非分鐘。

儲存格的資料類型

文字(靠左對齊)

  • 中文、英文
  • 中英文 + 數字(如abc0001)

數字(靠右對齊)

  • 數字 >> 0~9、+、–、%、,、$、E、e
  • 分數 >> 5/6、 1又1/2
    • 輸入方式:(依序) 0 空白 5 / 6
    • 輸入方式:(依序) 1 空白 1 / 2
  • 日期 >> 以西元年份為主,但可由 Windows 控制台更改
    • 輸入方式:7/6 或 7-6 結果:7月6日
      • 日期輸入時,若僅輸入月日,則依據目前電腦上的系統日期為年份
    • 輸入方式:97/6/5 結果:1997/6/5
      • 日期輸入時,若年份僅輸入後2碼,有兩個情況
        • 00~29的年份會自動判別為2000~2029
        • 30~99的年份會自動判別為1930~1999
        • 若要輸入民國的年份,又要不因此誤判為西元,可以在輸入年分之前先輸入 " R " 或 " r "
    • 快速輸入今日日期:Ctrl + ;
  • 時間 >> 以 24hr 制為主,由輸入方式控制12hr制 或 24hr制
    • 輸入方式:6:30 結果:06:30:00 AM
      • 時間輸入時,若僅輸入時分,則以 12hr制 的上午時間
    • 輸入方式:6:30 空白 P或PM 結果:6:30 PM
      • 上午AM或下午PM,也可以輸入A或P
      • AM或PM在輸入上,並未分大寫或小寫
    • 快速輸入現在時間:Ctrl + Shift + ;

儲存格格式的變更

當我們以某一種輸入方式輸入數值資料在儲存格之後,我們希望它能自動的轉換成另一種顯示的樣式時,例如輸入 " 5/6 "會出現 " 5月6日 " 的結果,這時我們就得在儲存格格式中的數值中設定好最後要顯示的結果。

  • 先選取您需要改變格式的儲存格
  • 功能表:
    格式 / 儲存格(或直接按右鍵,點 |儲存格格式|
  • _| 數值 |_
    • 先點左邊類別(C)區的類別
      excel會自動判別您的儲存格中的類別屬於那一種,當然您也可以改變類別或自訂
    • 再從右邊的類型(T)區中選擇您希望顯示出來的格式

如果沒有滿足您需求的類別與類型的話,您可以使用類別(C)的自訂,再自行修改其格式。

image

以下為數值格式的類別說明:

  1. G/通用格式
    這是當您輸入數字時,Excel 會套用的預設數字格式。大致上來說,以 [G/通用格式] 格式化的數字會以您輸入它們的方式來顯示。但是,如果儲存格不夠寬,無法顯示整個數字,[G/通用格式] 會針對有小數的數字四捨五入。[G/通用格式] 的數字格式也會針對大的數字 (12 位數或以上) 使用科學 (指數) 記號。
  2. 數值
    這個格式適用於一般的數字顯示。您可以指定要使用的小數位數,是否要使用千分號,以及要如何顯示負數。
  3. 貨幣
    這個格式適用於一般的金額顯示,並會隨數字一同顯示預設的貨幣符號。您可以指定要使用的小數位數、是否要使用千分號,以及要如何顯示負數。
  4. 會計專用
    這個格式也適用於金額顯示,但是會對齊欄中數值的貨幣符號和小數點。
  5. 日期
    這個格式會根據您指定的類型和地區設定 (位置),將日期和時間序列值以日期值來顯示。除了在 [類型] 清單 ([儲存格格式] 對話方塊,[數值] 索引標籤) 中有標星號 (*) 的項目外,您套用的日期格式不會隨作業系統切換日期順序。
  6. 時間
    這個格式會根據您指定的類型和地區設定 (位置),將日期和時間序列值以日期值來顯示。除了在 [類型] 清單 ([儲存格格式] 對話方塊,[數值] 索引標籤) 中有標星號 (*) 的項目外,您套用的日期格式不會隨作業系統切換日期順序。
  7. 百分比
    這個格式會將儲存格的值乘以 100,並在顯示時加以百分號。您可以指定想要使用的小數位數。
  8. 分數
    這個格式會根據您指定的分數類型,將數字顯示為分數。
  9. 科學記號
    這個格式會以指數表示法顯示數字,以 E+n 來取代部分的數字,其中 E (代表指數) 會將其前面的數字乘以 10,再將乘積乘 n 次方。例如,兩位小數的 [科學記號] 格式會將 12345678901 顯示為 1.23E+10,也就是 1.23 乘以 10 的 10 次方。您可以指定想要使用的小數位數。
  10. 文字
    這個格式會使得儲存格內容被視為文字,即使您輸入的是數字,儲存格的顯示會和輸入的內容一模一樣。
  11. 特殊
    這個格式會將數字顯示為郵遞區號、電話號碼或身份證字號。
  12. 自訂
    這個格式允許您修改現有數字格式代碼的副本。這會建立自訂的數字格式,並新增至數字格式代碼的清單中。視您安裝的 Excel 版本而定,您可以新增 200 到 250 個自訂數字格式。

工作表與儲存格的選取功能總整理

工作表範圍的選取

  1. 選取連續的多張工作表
    • 點選需求的最左邊的工作表
    • 按住 Shift 鍵
    • 點選需求的最右邊的工作表
  2. 選取不連續的多張工作表
    • 點選需求的其中一張工作表
    • 按住 Ctrl 鍵
    • 點選需求的其它工作表

儲存格範圍的選取

  1. 選取一個連續的儲存格範圍
    • 點選需求範圍的最左上角的儲存格
    • 按住 Shift 鍵
    • 點選需求範圍的最右下角的儲存格
  2. 選取不連續的儲存格
    • 點選需求的其一儲存格
    • 按住 Ctrl 鍵
    • 點選需求的其它儲存格
  3. 選取一欄與多欄
    • 在欄名處按一下左鍵
    • 若按住左鍵往左或往右可選擇連續的多欄
    • 若先按住 Ctrl 鍵,再點按其它欄名,可選不連續欄
  4. 選取一列與多列
    • 在列號處按一下左鍵
    • 若按住左鍵往上或往下可選擇連續的多列
    • 若先按住 Ctrl 鍵,再點按其它列號,可選不連續列
  5. 選取整份工作表
    • 在欄名 A 與列號 1 的交叉處按一下左鍵

儲存格的操作與註解

每張工作表是由儲存格以規則陣列來排列。直的稱為「欄」,而欄的最上方有著 A,B,C...IV 的灰色列稱為「欄名」,共256欄;橫的稱為「列」,而列的最左方有著 1,2,3...65536 的灰色列稱為「列號」,共65536列。

儲存格位址

而每個儲存格則由「欄名列號」的方式來記錄每個儲存格的位址。如下圖所示。
image

其中,您會注意到 [ B4 ] 這個儲存格,它是由 [ B4 ] [ B5 ] [ C4 ] [ C5 ] 這 4 個儲存格所合併的,而合併之後的儲存格位址會以最左上角的儲存格位會來當成合併後的儲存格位址。

調整儲存格大小

而每個儲存格預設的大小為「欄寬8.38字元、列高16.5pt」,當表格設計有調整的需求時,您可以在欄名或列號的中間隔線上按住左鍵,調整欄寬就左右移動;調整列高就上下移動。

這樣隨性的調整很方便,但如果您有需要固定一個值,如「欄寬15字元、列高30pt」,您則需要在欄名上按右鍵,點 |欄寬|,然後輸入您需求的值為15;或在列號上按右鍵,點|列高|,然後輸入30。

☆如果您將欄寬或列高設為 0 ,則同等於您將欄或列設為 " 隱藏 " (在欄名或列號上按右鍵,點 |隱藏|)。

註解

當我們在某個儲存格中希望使用此工作表的人可以知道或了解此儲存格有何不同之處或有什麼注意事項時,我們就可以使用註解的功能。
image

  • 在您想要加入註解的儲存格上按右鍵,點 |插入註解|,接著會出現如上圖中的註解方塊。
  • 接著您只要在這個註解方塊中輸入您的註解文字即可。有註解的儲存格其右上角會有一個紅色的小三角形符號
  • 如果想替註解方塊改一下色彩格式,則可以在註解方塊的邊框上快按左鍵二下,會進入如下圖的註解格式視窗。image
    • _| 字型 |_:修改註解方塊內的文字格式
    • _| 對齊方式 |_:修改註解方塊內的文字方向
    • _| 色彩和線條 |_:修改註解方塊的邊框和填滿色彩
    • _| 大小 |_:修改註解方塊的大小,一般來說會直接在註解方塊的控點上來拖曳更改註解方塊的大小
  • 註解完成後,只需要在其它儲存格點一下,則註解會隱藏(預設),當您將十字指標移到有註解的儲存格上,就會顯示出註解的內容。
  • 如果您想再次編輯註解的內容,您可以在有註解的儲存格上按右鍵,點 |編輯註解|
  • 如果您需要將註解一直顯示而不隱藏,則在有註解的儲存格上按右鍵,點 |顯示註解|;若要回復預設,設點|隱藏註解|
  • 當註解內容不再需要了,可以在有註解的儲存格上按右鍵,點 |刪除註解|

活頁簿內的工作表操作

Excel的檔案稱為活頁簿,每個活頁簿內至少有1個工作表,預設會開啟3個工作表(\Sheet1/\Sheet2/\Sheet3/)。

image

而Sheet1就是工作表索引標籤,它位於視窗的左下角,如上圖所示,而對於工作表索引標籤,我們可以對它做更名的動作,這樣可以讓我們清楚的知道這個工作表的內容是什麼?

  • 在工作表索引標籤 \Sheet1/上按右鍵,會出現如上圖所示的選單,點選 |重新命名|,接著輸入新工作表的名稱,然後再工作表任一處點一下即完成。

另外對於工作表的分類,我們也可以用顏色來區別,方便我們以較快速的方式來檢視並找出需求的工作表的位置。

  • 在工作表索引標籤 \Sheet1/上按右鍵,會出現如上圖所示的選單,點選 |索引標籤色彩|,接著點選適合的色彩即完成。

而對於工作表,我們花了很多時間設計好了,如果需求另一張不同名稱但內容相同的工作表時,我們就可以使用複製工作表的功能。

  • 在工作表索引標籤 \Sheet1/上按右鍵,會出現如上圖所示的選單,點選 |移動或複製|image
    • 活頁簿(T):
      若您需要將工作表放在不同的活頁簿時,您就可以更改此處的活頁簿名稱。
    • 選定工作表之前(B):
      這是指定新工作表的位置會在何處,若您點 Sheet3 ,則新工作表會放在 Sheet2 和 Sheet3 之間。
    • □ 建立複本(C)
      若您並未勾選此項目,則工作表將會以「移動左右順序」的方式來操作;反之,若您勾選此項目,則工作表會以「複製成另一張工作表」的方式來操作。複製的工作表索引標籤會以 \Sheet3 (2)/ 來顯示。

加入新工作表

工作表預設僅有開啟三個,若您有再增加的需求,則最多可以加到256張工作表。

  • 功能表:
    插入 / 工作表
  • 利用上圖的方法將工作表移到您需求的位置,並更改工作表名稱

刪除工作表

  • 在工作表索引標籤如 \Sheet1/上按右鍵,點選 |刪除|

☆工作表刪除後將無法復原,請小心操作。

[ 訊息 ]
本站將持續加入新的教學文章,請給予支持。若覺得文章寫的不錯,可以多按 " FUNP推推王 " 與 " 黑米書籤 " 。
到訪本站的朋友們,請在問題研討區多多留言或針對各文章發表意見或回應。